Software per la creazione di un programma di fidelizzazione

FastReplyRewards è il software della suite FastReply che permette alle strutture ricettive di creare e gestire con semplicità programmi di fidelizzazione personalizzati, con il brand della struttura e in quattro lingue (italiano, inglese, tedesco e francese). Modificato

Progettato per hotel, villaggi, B&B, residence e campeggi, il sistema consente di valorizzare ogni prenotazione trasformandola in un'opportunità per premiare la fedeltà degli ospiti, aumentare le prenotazioni dirette e rafforzare il legame con la struttura.

Può essere usato anche da solo, inserendo clienti e soggiorni dal pannello. Integrato con FastReplyCRM, le prenotazioni vengono importate e sincronizzate automaticamente e punti e livelli si aggiornano da soli, insieme a email, card e premi disponibili.

Come funziona FastReply Rewards

Il funzionamento è semplice e flessibile. La struttura definisce liberamente il valore di conversione da euro a punti: ogni soggiorno concluso genera punti sulla card digitale dell'ospite. I punti delle prenotazioni future sono visibili come "in arrivo" e diventano spendibili il giorno dopo la partenza. 

Il sistema prevede un programma a livelli (Bronze, Silver, Gold, Platinum e Diamond) calcolato sulle notti soggiornate. Ogni struttura può personalizzare soglie, vantaggi e premi di ciascun livello e assegnare manualmente il livello agli ospiti VIP.

Gli ospiti possono riscattare i punti in piena autonomia per ottenere buoni sconto, servizi ed esperienze e i benefit del proprio livello, e usufruire delle convenzioni locali.

Tramite la propria dashboard personale, ogni utente visualizza in tempo reale:

  • il numero di notti e prenotazioni effettuate e il totale speso
  • il proprio livello e le notti mancanti per il livello successivo
  • i punti accumulati e quelli necessari per il prossimo premio
  • i premi disponibili e quelli già riscattati, le offerte e i questionari.

Più prenotazioni dirette

La struttura decide quali canali generano punti: escludendo le OTA si premia solo chi prenota direttamente. Ogni livello può avere il proprio promo code e il proprio pulsante "Prenota ora" verso il booking engine, diverso per lingua. Le campagne programmate sull'anniversario dell'ultimo soggiorno invitano l'ospite a tornare al momento giusto.

Gestione trasparente del credito

FastReply Rewards è progettato per garantire una gestione chiara e controllata dei costi del programma di fidelizzazione. Nessun canone fisso: si paga solo per i clienti attivi. 

Ogni giorno il sistema applica automaticamente il costo giornaliero per cliente attivo e lo scala dal portafoglio virtuale della struttura, che si ricarica online con carta o PayPal. A ogni ricarica viene emessa automaticamente la fattura elettronica.

Questo meccanismo consente di:

  • vedere in ogni momento credito residuo, consumo giornaliero e giorni di autonomia
  • ricevere avvisi automatici quando il credito sta per finire
  • contenere la spesa disattivando i clienti che non soggiornano più da tempo.

Tutte le funzionalità di FastReply Rewards

Gestione ospiti e registrazioni

• Registrazione dell'ospite dalla pagina della struttura o inserimento manuale dal pannello
• Registrazione in un click per gli ospiti già presenti in FastReplyCRM, con lo storico soggiorni importato subito
• Scheda cliente a 360°: punti, notti, prenotazioni, premi, convenzioni utilizzate, email ricevute e aperte, note interne

Programma a punti e livelli

• Configurazione personalizzata del tasso di conversione tra euro spesi e punti guadagnati
• Livelli Bronze, Silver, Gold, Platinum, Diamond con notti minime e vantaggi esclusivi definiti dalla struttura
• Punti di benvenuto, punti bonus manuali e punti dai questionari FastReplySurvey
• Possibilità di escludere canali (es. OTA) dal calcolo dei punti

Email automatiche e campagne

• Email automatiche di benvenuto, compleanno, promemoria check-in, cambio livello, nuovo premio sbloccato e promemoria per chi non accede da tempo
• Campagne programmate con editor drag & drop, per data o sull'anniversario dell'ultimo soggiorno, filtrate per notti e lingua
• Tracciamento delle aperture, storico invii e controllo antispam prima dell'invio

Premi e vantaggi

• Catalogo premi completamente personalizzabile, con testi e immagini in 4 lingue
• Buoni sconto, buoni personalizzati (esperienze, servizi, omaggi) e benefit legati al livello della card
• Riscatto con un click, detrazione immediata dei punti e gestione "usato / non usato" dal pannello

Area riservata personalizzabile per l’ospite

• Area riservata dedicata con logo e colori della struttura, accessibile da qualsiasi dispositivo
• Punti, livello, prenotazioni, premi, offerte, convenzioni, questionari e regolamento in un unico spazio
• Pulsante "Prenota ora" e promo code diversi per livello, per favorire la prenotazione diretta
• Widget WhatsApp (anche per reparti) e chatbot AI Keplero opzionale

Card fedeltà digitale

• Card personale con QR code, logo della struttura, livello e punti
• Invio con un click in PDF via email o tramite WhatsApp
• Su Android l'ospite la salva in Google Wallet
• Il QR identifica l'ospite in struttura e presso i partner convenzionati

Minisito informativo e giornale digitale

• Minisito multilingua a libero accesso, creato con un page builder drag & drop
• Contenuti su servizi interni, meteo, territorio, attività locali e convenzioni attive
• Giornale stampabile in PDF (formato A3) con notizie e aggiornamenti della struttura
• Consultabile da totem, tablet o smartphone, anche tramite QR code

Convenzioni con il territorio

• Rete di partner locali: ristoranti, escursioni, noleggi, wellness, spiagge, musei
• Sconto fisso o diverso per livello della card
• Il partner inquadra il QR della card con lo smartphone e vede subito livello e sconto dell'ospite
• Storico degli utilizzi per struttura e per cliente

Servizi e offerte

• Promozioni in 4 lingue con immagine, link e periodo di validità
• Visibili delle offerte attive nella dashboard dell'ospite
• Attivazione e disattivazione con un click

Gestione del credito

• Portafoglio virtuale con saldo, consumo giornaliero e giorni di autonomia
• Costo giornaliero calcolato solo sui clienti attivi
• Ricarica online con carta o PayPal e fattura elettronica automatica
• Notifiche automatiche quando il credito sta per finire

Dashboard e statistiche

• Clienti attivi, punti in circolazione, prenotazioni, notti e fatturato dei clienti fedeli
• Distribuzione per livello, nuovi iscritti, ultimi premi riscattati e notifiche inviate
• Ogni giorno gli arrivi di domani con livello e punti, ogni venerdì il riepilogo della settimana

Multi-struttura e sicurezza

• Autenticazione a due fattori, storico delle modifiche e backup giornaliero

Integrazione con FastReplyCRM

• FastReplyCRM: sincronizzazione automatica di prenotazioni e profili ospite, link al check-in online, registrazione in un click
• FastReplySurvey: punti agli ospiti che compilano i questionari
• Fast Ferries: punti sui biglietti traghetto, visibili tra i servizi prenotati
• Chatbot Keplero AI nell'area ospite e nel minisito, con disponibilità in tempo reale per i PMS Hotelnet, Magellano e Podcamp (servizio separato)

Domande frequenti

1Come vengono calcolati i punti?
La struttura sceglie all'attivazione il tasso di conversione da euro a punti (per esempio 1 € = 10 punti). Ogni soggiorno concluso genera punti in base all'importo della prenotazione. I soggiorni futuri compaiono come punti "in arrivo" e diventano spendibili il giorno dopo la partenza. A questi si aggiungono i punti di benvenuto alla registrazione, i punti dei questionari FastReplySurvey e i punti bonus assegnati dal pannello. Quando l'ospite riscatta un premio, i punti usati vengono scalati dal saldo.
2Come possono essere riscattati dall'ospite i buoni premio?
Dalla sezione "Premi" della sua area riservata: quando ha abbastanza punti compare il pulsante "Riscatta". Con un click i punti vengono scalati e l'ospite riceve un'email di conferma con il codice del buono (la struttura la riceve in copia). Quando l'ospite usa il buono, lo staff lo segna come "usato" dalla scheda cliente. L'ospite vede nella sua area quali buoni ha già usato. I buoni non scadono.
3Come si passa da un livello card a un altro?
Il livello dipende dalle notti soggiornate. La struttura stabilisce quante notti servono per Silver, Gold, Platinum e Diamond; Bronze è il livello di partenza. Il livello si aggiorna da solo a ogni sincronizzazione delle prenotazioni e quando si aggiungono soggiorni dal pannello.
4Come si creano i codici sconto in base al livello della card?
In "Benefit Card → Impostazioni card" si inserisce un codice promo per ogni livello, insieme ai benefit dedicati. L'ospite trova il suo codice sulla pagina della card. In "Opzioni → Impostazioni" si può anche impostare, per ogni livello e per ogni lingua, il link del pulsante "Prenota ora" verso il booking engine.
5Che differenza c'è fra buoni sconto e premi esclusivi?
I buoni sconto hanno un valore in euro da usare sul prossimo soggiorno e si ottengono con i punti. I buoni personalizzati sono esperienze, servizi o omaggi creati dalla struttura, con titolo, descrizione e immagine in 4 lingue; anche questi si riscattano con i punti. I benefit della card invece non costano punti: sono vantaggi riservati a chi raggiunge un certo livello, come un upgrade o la colazione inclusa.
6Come funzionano le notifiche e gli automatismi?
Alcune email partono quando succede qualcosa: registrazione, riscatto di un premio, cambio di livello, nuovo premio sbloccato. Altre vengono controllate ogni giorno: link al check-in 4 giorni prima dell'arrivo, auguri 2 giorni prima del compleanno, promemoria a chi non accede da un periodo scelto dalla struttura. Per le campagne si decide quando inviarle: a una data fissa oppure da 5 a 30 giorni prima dell'anniversario dell'ultima prenotazione, filtrando per lingua e notti. Le campagne si creano con l'editor drag & drop, oppure incollando l'HTML preparato con un editor esterno. Ogni email può arrivare in copia alla struttura e includere premi disponibili, benefit e offerte.
7Quali notifiche vengono inviate di default?
Sono attive da subito le email di conferma registrazione e di benvenuto, la conferma del premio riscattato, l'avviso di nuovo premio sbloccato, il cambio di livello e il promemoria dopo un mese senza accessi. Gli auguri di compleanno e il link al check-in si attivano da "Notifiche → Automatismi". Alla struttura arrivano ogni mattina gli arrivi del giorno dopo, ogni venerdì il riepilogo della settimana e gli avvisi sul credito.
8La struttura può vedere lo stato dei clienti?
Sì. L'elenco clienti mostra per ognuno notti, spesa, punti disponibili, livello e stato (abilitato o disabilitato, modificabile con un click), con filtri per nome, livello e data di iscrizione. La scheda del cliente mostra prenotazioni, punti, premi disponibili e riscattati, convenzioni usate e le email inviate, con l'indicazione di quelle aperte.
9Serve FastReplyCRM per usare FastReply Rewards?
No. Puoi registrare clienti e soggiorni manualmente dal pannello. Con FastReplyCRM le prenotazioni vengono importate e sincronizzate automaticamente, insieme a punti e livelli.
10I punti scadono?
No, i punti accumulati non hanno scadenza.
11Cosa succede se una prenotazione viene cancellata o modificata?
Le prenotazioni cancellate non generano punti né notti; quelle modificate vengono ricalcolate sul nuovo importo. Il totale dell'ospite si aggiorna da solo.
12Posso premiare solo le prenotazioni dirette?
Sì. Puoi escludere dal calcolo punti i canali che preferisci, per esempio le OTA. Notti e livello continuano a considerare tutti i soggiorni.
13La card funziona su iPhone?
Sì: l'ospite trova la card con QR code nella sua area riservata e la riceve in PDF. Il salvataggio nel wallet è disponibile su Android tramite Google Wallet.
14In quali lingue è disponibile?
Area ospite, email, premi, offerte e minisito sono in italiano, inglese, tedesco e francese.
15Cosa succede se il credito finisce?
Ricevi avvisi quando restano 17, 10 e 7 giorni di autonomia. Sotto zero il servizio continua a funzionare per un margine limitato; superato il margine viene sospeso e si riattiva automaticamente appena ricarichi.

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