Perché la forma del preventivo conta quasi quanto il prezzo

Il prezzo è importante, ma non basta. L’ospite non vede mai il tuo importo “da solo”: lo confronta con altri preventivi, con le tariffe OTA e con le recensioni che ha appena letto. In mezzo a questo rumore, la forma del preventivo diventa un filtro.

Un’offerta disordinata e difficile da leggere può far sembrare complicato anche un soggiorno perfetto. Al contrario, una proposta pulita, con poche informazioni ma messe nel posto giusto, trasmette l’idea di una struttura organizzata, affidabile, attenta ai dettagli.

In pratica, il modo in cui scrivi e impagini l’offerta comunica già qualcosa del tuo hotel, prima ancora che l’ospite veda la camera.

Cosa si aspetta davvero chi riceve un’offerta

Quando un cliente apre la tua email, non ha tempo né voglia di studiare il preventivo. Nella sua testa ha tre domande semplici:

• Ho capito cosa mi state proponendo?
• Ho capito quanto mi costa, davvero?
• Ho capito cosa devo fare per confermare, se mi va bene?

Se già nei primi secondi riesci a dare una risposta chiara a queste tre domande, sei avanti rispetto alla maggior parte dei concorrenti. Non serve un capolavoro grafico: serve una struttura logica.

In pratica, una buona offerta contiene sempre:

• una breve introduzione che faccia sentire l’ospite accolto,
• un riepilogo visivo con date, persone, camera, trattamento e prezzo totale,
• qualche riga sul perché quella proposta è adatta a lui,
• una call to action chiarissima: un link per confermare o l’invito a rispondere alla mail.

Personalizzazione: quanto è giusta e quando diventa troppo

Testo o grafica? Perché la soluzione migliore è quasi testuale

Le email che funzionano meglio come preventivo 1:1 hanno un corpo molto simile a una mail scritta da una persona, non da una macchina. La grafica c’è, ma è leggera e funzionale alla lettura: un piccolo header con il logo, un riquadro che evidenzia date e prezzo, un pulsante ben visibile per confermare.

Il resto può essere testo semplice, con qualche grassetto per i punti chiave. Se invece il preventivo assomiglia troppo a un volantino, rischia di essere percepito come un invio di massa, non come la risposta alla sua richiesta.

Per convincere un singolo ospite serve più chiarezza che grafica: la grafica deve servire la leggibilità, non rubare la scena.

Come potrebbe suonare un’email di offerta ben costruita

Dopo un oggetto chiaro (“La sua proposta per il periodo 10–15 agosto all’Hotel XYZ”), l’ospite trova poche righe di apertura:

“Gentile Sig. Rossi,
la ringraziamo per la richiesta per il suo soggiorno in famiglia a [destinazione]. Di seguito trova la nostra proposta, con tutti i dettagli principali già riepilogati. Per qualsiasi dubbio o modifica basta rispondere a questa email.”

Subito sotto, un riquadro semplice con: date di arrivo e partenza, numero di persone, tipologia di camera, trattamento, totale soggiorno e una riga sulla politica di cancellazione.

Poi arriva la parte che fa la differenza: il perché della proposta. Qui spieghi, con un tono naturale, che la camera ha due ambienti separati, che la colazione è adatta ai bambini, che la spiaggia è raggiungibile a piedi senza attraversare strade trafficate, che il parcheggio è incluso.

Se vuoi lavorare sulla fidelizzazione, puoi aggiungere in modo semplice i vantaggi della prenotazione diretta: piccolo upgrade, ingresso spa, attenzione al check-in. Basta una frase: “Prenotando direttamente con noi, le riserviamo anche…”.

In chiusura, una call to action esplicita (“Se la proposta è di suo interesse, può confermare direttamente da questo link”) e una firma con nome e cognome reali: l’ospite deve sentire che dietro quella mail c’è una persona, non solo un sistema.

Dove entra in gioco il CRM (e perché ti semplifica la vita)

A questo punto la domanda è naturale: “Chi ha il tempo di scrivere ogni volta un’email così?”. La risposta è: non devi riscriverla ogni volta. Qui entra in gioco il CRM per hotel.

Un CRM come FastReply Sales Suite ti permette di:

• avere già pronta la struttura del preventivo, con introduzione, riquadro di riepilogo e chiusura,
• compilare in automatico le informazioni tecniche (date, persone, prezzo, tipologia di camera),
• richiamare con un clic i blocchi di testo che usi più spesso (condizioni, descrizione struttura, servizi principali),
• dedicare pochi secondi a ciò che rende davvero unica quell’offerta: i benefici per quella specifica famiglia, coppia o azienda.

In pratica, il CRM ti dà la spina dorsale dell’offerta. Tu devi solo metterci la parte umana.

Meno complicazioni per te, più chiarezza per l’ospite

Presentare bene un’offerta non significa reinventare ogni volta stile e grafica. Significa, molto più semplicemente:

• Decidere una struttura logica
  che risponda subito alle domande dell’ospite su cosa proponi, quanto costa e come si conferma.
• Usare la personalizzazione con criterio
  solo dove aggiunge valore reale alla decisione, senza diventare invadente.
• Preferire un formato quasi testuale
  con un tocco di grafica funzionale, invece di un volantino pesante e dispersivo.

Se questa struttura vive dentro un CRM pensato per l’hôtellerie, come FastReply, diventa naturale farla usare a tutto il team di reception, ogni giorno, senza sforzo.